1、個人辦理：提供本人身份證照片或掃描件，委托辦理則還須提供委托函及委托人的身份證照片或掃描件。

單位辦理：提供辦理人及委托人的身份證照片或掃描件及單位公函照片或掃描件。

2、提供信息：生源地、入學年份、就讀學校及院系名稱、就讀方式（如統招、函授、自考、專升本等）、專業及班級（函授及自考需說明就讀站點）、畢業年份等。

3、注明所需資料及份數。

4、注明所需資料傳遞方式：快遞（順豐到付）、電話或郵箱回復。

5、注明收件人姓名、詳細地址（省市區必填）、聯系電話、電子郵箱等。

6、綜合檔案館聯系電話0731-85213129、85203793；

電子郵箱：danganguan1@csust.edu.cn

7、通信地址：湖南省長沙市天心區赤嶺路45號長沙理工大學金盆嶺校區辦公大樓709綜合檔案室。

8、溫馨提示：檔案館暫無電子檔案保管業務，不提供電子檔案。